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Manual de Operaciones de Merlyna Facturación Electrónica bajo esquema del SRI A continuación publicamos textualmente la ultima versión (Agosto del 2014) del manual de nuestro aplicativo de facturación electrónica.

Manual-De-Operaciones-De-Merlyna-Facturacion-Electronica-Bajo-Esquema-Del-Sri

Manual de Usuario

Importante recordar...

  • Solo el usuario "Admin" puede acceder desde cualquier computador a la aplicación "App Facturacion Electronica" via IP siempre cuando el computador se encuentre en la misma RED. Los otros usuarios pueden acceder solo si el aplicativo está correctamente instalado en su computador.

  • El aplicativo, en el Servidor a pesar de estar cerrada la ventana funcionará oculto aun cuando no se vea. Para cerrar completamente el Aplicativo de Firma en el servidor debemos matar el proceso llamado "javaw" con las teclas "ctrl"+"alt"+"supr".

  • El aplicativo, en el Servidor funciona con servidor APACHE. Este debe estar corriendo "running" todo el tiempo.

  • Cuando no hay conexión a internet, el aplicativo no firma ya que necesita contactar servidores del tiempo para procesar la firma con el timestamp. A veces los servidores proxy impiden esta tarea paralizando la firma de los comprobantes.

  • Cuando esten detenidos los PROCESOS en el Menú PROCESO y no ejecuta los comprobantes "Generados", "Firmados" en el menú de INICIO posiblemente estén las respuestas. Allí se encuentran los reportes de errores cronológicamente hallados durante la conexión.

Conociendo los Menú

INICIO

Se encuentra dividido en columnas que reportan sucesos erróneos relacionado a las conexiones con el web service del SRI y con el Web Service de Hospedaje. Una de las columnas muestran los enlaces de los reportes obtenidos en las conexiones erróneas.

PROCESOS

Muestra las diferentes carpetas por donde el XML del documento electrońico circula. Cuenta con un formulario de búsqueda y de exploración Manejo Interno

  • URGENTES: Muestran los XML devueltos por el web Service del SRI en las validaciones y en las autorizaciones. El aplicativo "App Facturación Electrónica" envía los XML a esta carpeta cuando es imposible interpretarlo como tal. Esto puede ser por Tildes, Letras Ñ, etc. Todos los XML encontrados en esta carpeta se requieren modificación para su corrección y así lograr enviarlos al web service del SRI nuevamente para su respectiva autorización.

  • POR REVISAR (Opcional): Es una carpeta donde se ubican los nuevos XML y que requieren ser revisados antes de que se envíen al SRI. Una vez revisado, utilizando la herramienta pasará a la siguiente carpeta; "Por Autorizar".

  • POR AUTORIZAR (Opcional): Es una carpeta donde se ubican los XML ya revisados y que requieren ser autorizados internamente antes de que se envíen al SRI. Una vez autorizado, utilizando la herramienta pasará a la siguiente carpeta; "En Espera".

  • EN ESPERA: Es una carpeta donde se ubican los XML ya revisados y listos para ser enviados al SRI. Esta carpeta cumple la función de hacer que los XML no pasen a generado si no se ha completado el tiempo definido de permanencia en este estado. Esto es ideal para cuando un consumidor final revisa la mercaderia y puede hacer cualquier reclamo dentro de los 10 minutos antes que dicha factura sea enviada al SRI. Esto es, considerando que 10 minutos sea el valor de tiempo configurado para todos los documentos que a esta carpeta lleguen.

Conexión con el SRI

  • GENERADOS: Directorio donde se encuentren los documentos para ser firmados.

  • FIRMADOS TRANSMITIDOS: Directorio donde están los Comprobantes Firmados Transmitidos y Sin Respuesta de Autorización.

  • FIRMADOS RECHAZADOS: Directorio donde almacenarán los comprobantes firmados electrónicamente remitidos a la Administración Tributaria y no se ha recibido una respuesta o no cumple esquemas o sin autorización de emisión.

  • AUTORIZADOS: Directorio donde se almacenarán los comprobantes autorizados por el SRI y automáticamente deberán eliminarse de los directorios 1 y/o 2 únicamente si son autorizados.

  • NO AUTORIZADOS: Directorio donde se almacenarán los archivos con los motivos de por qué no se autorizó los comprobantes.

En este menú también existen herramientas que permiten visualizar el XML Firmado, las capturas de las respuestas del SRI, log de bitácoras por cada comprobante, revisar autorizaciones, reenviar autorizados al cliente, etc.

CONFIGURACIÓN GLOBAL

En esta área se encuentran las configuraciones globales del aplicativo. Se especifica puerto a utilizar, directorio de los XML, tiempo de espera de los documentos que están en la carpeta "En Espera", dominio interno, dirección del web service de hospedaje.


Es importante que solo en Ambiente Pruebas debe estar el campo "Importar XML desde Merlyna Cloud: URL (Opcional)" vacío salvo verdaderamente los XML se genere en una nube.

CONFIGURACION LOCAL

En esta area se encuentran las configuraciones locales del aplicativo. Desde el menu Status del Aplicativo puede pausar el proceso de la Firma impidiendo que los Comprobantes que esten en carpeta "GENERADOS" no pasen a la carpeta "FIRMADOS".

También puede configurar un mensaje textual que se mostrará en el RIDE.

USUARIOS

En este menú se gestionan las cuentas de usuarios. Puede crear, eliminar, asignar perfil etc. No hay herramientas de modificar ya que los pasos son sencillos.

PERFILES

En este menú se gestionan las perfiles de usuarios. Puede crear, eliminar y parametrizar los perfiles. Los parámetros de cada perfil son los permisos otorgados a todos los usuarios que estarán bajo ese perfil a excepción del usuario "Admin" que esta exento por ser Administrador principal.

FIRMAS

En este menú se gestionan las firmas tanto en archivo como en token. Solo se permite una firma por RUC sea esta de token o de archivo.

Si las firmas son de archivo no olvidar subirlas colocando también la contraseña de la misma.

MI ACCESO

Este es el menú donde podemos cambiar nuestra contraseña como usuario. La contraseña debe ser de 8 dígitos. El aplicativo guardara encriptada la contraseña imposible de deducir. Por este motivo es aconsejable eliminar usuario y crearlo de nuevo cuando se haya olvidado la contraseña de acceso.

SOPORTE

Es el menu donde encontrará los enlaces de descarga de la ficha técnica del SRI el cual esta realizada esta aplicación. Tambien podra encontrar este manual.

Reenviando comprobantes al cliente Final

Cuando sea necesario reenviar el comprobante al cliente final debemos ir al menú PROCESOS y en la carpeta de Autorizados encontraremos en el listado un enlace llamado "Reenviar". Solo haremos click para que el aplicativo realice la tarea de enviarlo nuevamente al web service de envíos.

Si el email del cliente final no consta en el XML deberá indicar los pasos de registro que se utilizará en el Aplicativo de Hospedaje de comprobantes electrónicos.

Obteniendo Reportes en Excel

Cuando sea necesario tener un reporte documentos específicos debemos ir al menú PROCESOS y en todas las carpetas encontraremos un enlace llamado "Excel". Este enlace solo se muestra cuando hemos buscado documentos específicos como por ejemplo: Solo Facturas, Solo Retenciones, Solo Guías de Remisión.